Allt var under kontroll. Tills någon nämnde vikten.
Jag älskar att planera event.
Det finns något oerhört tillfredsställande med ett välorganiserat körschema, tydliga ansvarsområden och en checklista där man får sätta små prydliga bockar.
Jag är den sortens människa som har en reservplan för reservplanen.
Min kollega Jonas är den sortens människa som tycker att en reservplan är att ringa någon när det går åt skogen.
Vi kompletterar varandra.
Påstår han.
Det skulle bli ett riktigt imponerande event
Vi hade fått i uppdrag att arrangera ett större företagsevent i Stockholm.
Lokalen var bokad, tekniken beställd och cateringen planerad. Gästerna skulle mötas av en fantastisk miljö med ljussättning, musik och en specialbyggd installation som skulle bli kvällens stora blickfång.
En imponerande konstruktion i metall och glas.
Den var vacker.
Den var exklusiv.
Och den vägde tydligen nästan ett halvt ton.
Den sista detaljen hade ingen nämnt för mig.
”Men den är ju inte så stor”, sa Jonas när jag fick veta vikten.
Jag tittade på honom.
”Jonas. Det är femhundra kilo.”
”Ja, men vi är ju fyra stycken.”
Jag blundade.
Det var för tidigt på dagen för den här sortens matematik.
Fyra personer och ett mycket dåligt förslag
Jonas hade redan börjat planera hur vi skulle bära in installationen.
Han ritade en liten skiss på baksidan av ett körschema.
Fyra streckgubbar.
En stor fyrkant.
En pil.
”Så här tänkte jag.”
Jag studerade ritningen.
”Var är lastkajen?”
”Den är på andra sidan byggnaden.”
”Och hur kommer vi genom entrén?”
”Vi vinklar den lite.”
”Och trappsteget?”
Han tittade på sin skiss.
Sedan ritade han dit ytterligare en pil.
Jag började fundera på om det fanns någon försäkring som täckte kollegors överdrivna självförtroende.
Det finns en anledning till att vissa saker kräver specialister
När vi började undersöka transporten ordentligt insåg vi hur mycket som faktiskt behövde planeras.
Det handlade inte bara om att få installationen från en plats till en annan.
Den behövde lastas, säkras och transporteras utan att skadas. Dessutom skulle den lossas och flyttas in i lokalen på ett säkert sätt.
Vi började därför läsa på om tungtransport och vad som krävs när stora eller tunga föremål ska flyttas i Stockholm.
Rätt utrustning, tillgängliga transportvägar och en genomtänkt plan visade sig vara betydligt viktigare än antalet entusiastiska kollegor.
Särskilt när föremålet är både tungt och ömtåligt.
Vi insåg också att det var klokt att kontrollera mått, vikt och framkomlighet innan transporten bokades.
Jonas lyssnade intresserat.
”Så vi ska inte bära den själva?”
”Nej, Jonas.”
”Inte ens om vi är sex?”
Jag övervägde att ta semester.
Ingen ska behöva improvisera med ett halvt ton
Det är lätt att underskatta logistiken bakom ett lyckat event.
Publiken ser den färdiga lokalen, ljuset, dekorationerna och allt det där som skapar upplevelsen.
De ser sällan alla förberedelser som krävs för att få saker på plats.
Och det är väl egentligen precis så det ska vara.
Men för oss som planerar arrangemang är transporterna en viktig del av helheten.
Om något stort och tungt ska in i en lokal behöver man veta hur det ska gå till långt innan gästerna står i entrén.
Det är inte särskilt glamoröst.
Men det är betydligt trevligare än att stå med en femhundrakilosinstallation i en trappa och fundera på vems idé det var.
Kvällen blev faktiskt fantastisk
När eventdagen kom var installationen på plats, ljussättningen perfekt och gästerna imponerade.
Allt fungerade.
Jag kunde till och med njuta lite av kvällen.
Jonas stod bredvid mig med ett glas alkoholfritt bubbel och betraktade resultatet.
”Det blev ju riktigt bra!”
”Ja”, sa jag. ”Tack vare att vi planerade transporten ordentligt.”
Han nickade.
”Fast jag tror fortfarande att vi hade kunnat bära den.”
Jag tittade på honom.
Länge.
”Jonas, den vägde nästan femhundra kilo.”
”Jo, men vi hade ju kunnat ta en sida var.”
Jag tog ett djupt andetag.
Sedan log jag mitt mest professionella leende.
”Vet du vad, Jonas? Nästa gång får du ansvara för logistiken.”
Han sken upp.
”Menar du det?”
”Absolut.”